Онлайн-касса: как выбрать, зарегистрировать и не получить штраф

В этой статье:

• Кому нужна онлайн-касса, а кто освобождён
• Как выбрать кассу, которая подойдёт для твоего бизнеса
• Что докупить к кассе
• Зачем и как регистрировать кассу: пошаговая инструкция
• Какие правила применения касс есть
• Из-за чего налоговая штрафует владельцев касс

Работу с кассами регулирует 54-ФЗ. В нём используют термин «контрольно-кассовая техника (ККТ)», но обычно говорят «касса» или «онлайн-касса». Это одно и то же.

Кому нужна онлайн-касса, а кто освобождён

Касса нужна всем ИП и компаниям, которые продают товары или услуги физлицам. Но есть исключения, они собраны во второй статье 54-ФЗ. Бизнесменам-новичкам важно понять, попадают они в список исключений или нет. Ответ зависит от вида деятельности, системы налогообложения и даже населённого пункта.

Кто может работать без кассы:

• Банки
• Самозанятые
• Бизнес с освобождёнными видами деятельности. Их около 20, среди них ремонт обуви, изготовление ключей, присмотр за детьми и больными. Налоговый режим не важен — в любом случае можно работать без кассы
• Некоторые ИП на патенте. Какие именно — зависит от сферы занятий. Освобождены переводчики, фотографы, дизайнеры, экскурсоводы и другие
• Некоторые продавцы на розничных рынках и ярмарках выходного дня. Нужна ли касса — зависит от системы налогообложения и площади торгового места
• Бизнес в отдалённых местностях, куда трудно добраться. Список таких населённых пунктов составляют региональные власти
• ИП и компании, которые работают друг с другом и принимают безналичную оплату, но не по карте

Чтобы было проще разобраться, приведём пару примеров:

В списке освобождённых от касс много особенностей. Разобраться в них непросто, особенно новичку. Если сомневаешься, рекомендуем заказать консультацию в компаниях, которые продают кассы. Обычно они готовы ответить на вопросы бесплатно.

Как выбрать кассу, которая подойдёт для твоего бизнеса

Ассортимент касс большой — около 200 моделей. Чтобы упростить выбор, поделили кассы на четыре типа:

Смарт-терминалы — современные кассы с сенсорным экраном. На них можно и сформировать чек, и напечатать. Делятся на настольные, которым нужна постоянная зарядка, и компактные мобильные, которые работают без подзарядки до 12 часов. Подойдут для магазинов, кафе и салонов услуг, а ещё для тех, кто работает на выезде.

Кассы-калькуляторы. Если смарт-терминалы похожи на смартфоны, то кассы-калькуляторы — на кнопочные телефоны. Добавлять товары в чек придётся кнопками, а это долго. Зато такие модели стоят дешевле других. Вариант для магазинов и салонов с небольшим ассортиментом.

Фискальные регистраторы (фискальные принтеры чеков). У них нет экрана, они только печатают чеки. Не работают сами по себе, нужно обязательно подключать к ноутбуку или планшету. Подходят для любой сферы: есть модели для малого и среднего бизнеса, а есть для гипермаркетов и холдингов.

Облачные кассы. Размещаются не в торговом зале, а в специальном дата-центре. Подходят только для онлайн-платежей, например, в интернет-магазинах, в такси, в сфере ЖКХ.

В таблице сравнили типы касс по основным параметрам:

Когда разберёшься в типах касс, обрати внимание на критерии ниже. Это сделает работу удобнее и защитит от переплаты за ненужные навороты. На что смотреть:

• Подключение к интернету. Этот пункт важен для разносной торговли или для тех, у кого торговая точка в подвальном помещении. Желательно, чтобы касса умела подключаться не только по Wi‑Fi, но и через SIM‑карту
• Работа с маркировкой. Если продаёшь товары с кодом Data Matrix, касса должна поддерживать формат фискальных документов 1.2 — специальный формат для маркировки
• Интеграции и дополнительное оборудование. Если уже есть кассовое оборудование, например, сканер кодов, проверь совместимость с кассой. А ещё рекомендуем узнать, интегрируется ли кассовая программа с твоей учётной системой и CRM. Это сэкономит время на передаче данных о продажах
• Скорость печати чеков. Если покупателей много и частые очереди, выбирай фискальный регистратор, который печатает чеки со скоростью 250–300 мм/сек. А при редких продажах за это можно не переплачивать, хватит скорости 60–75 мм/сек
• Встроенный эквайринг. Если терминал для безналичных оплат уже есть, не стоит платить больше за кассу со встроенным эквайрингом. А если нет и нужно брать кассу с собой или на прилавке мало места, касса с разъёмом под карты — отличный выход

Что докупить к кассе

Одной кассы недостаточно. Что ещё обязательно:

Фискальный накопитель (ФН) — это чип, в котором шифруются и хранятся данные всех чеков. Его устанавливают внутрь кассы. ФН отличаются сроком работы: 15 или 36 месяцев. Выбор срока ФН зависит от системы налогообложения, вида деятельности и количества платежей. Рекомендуем уточнить детали у продавца.

Кассовая программа — приложение для кассира, чтобы создавать чеки. Оно либо входит в стоимость кассы, либо идёт в комплекте с товароучётной системой.

Договор с оператором фискальных данных. ОФД — это организация с разрешением на обработку и онлайн-передачу чеков в налоговую, посредник между кассой и ФНС. Большинство ИП и компаний обязаны заключить договор с ОФД, но в местности без интернета он не нужен. Список населённых пунктов, где разрешено работать без ОФД, составляют региональные власти.

Кассу покупают один раз и надолго, но фискальный накопитель и подписку оператора фискальных данных придётся периодически обновлять.

По желанию к кассе подключают дополнительное оборудование. Оно необязательное, но сделает торговлю удобнее и для продавца, и для покупателей. Что это за оборудование:

• Терминал эквайринга для приёма безналичных оплат
• Сканер, чтобы считывать штрихкоды и быстро добавлять товары в чек или сканировать коды маркировки. Продавцам алкоголя и маркированных товаров без сканера не обойтись
• Денежный ящик для надёжного хранения наличных
• Прикассовые весы для продажи фасованных товаров
• Кухонный принтер для автоматической передачи заказов поварамЗачем и как регистрировать кассу: пошаговая инструкция

Зачем и как регистрировать кассу: пошаговая инструкция

Купить кассу недостаточно. До начала работы нужно обязательно зарегистрировать её в налоговой. Подать заявление на регистрацию можно разными способами, например:

• Онлайн на сайте ФНС
• Онлайн через Госуслуги
• Лично в налоговой инспекции

Как зарегистрировать кассу онлайн:

Этап 1. Подать заявление на регистрацию, а именно:

• На сайте налоговой перейти в личный кабинет ИП или юрлица → «Учёт ККТ» → «Зарегистрировать ККТ»
• Указать информацию о кассе, особенности её применения, данные фискального накопителя и оператора фискальных данных
• Подписать заявление квалифицированной электронной подписью (КЭП)

❗ Внимательно вводи данные. Если ошибиться, ФН заблокируется и придётся покупать новый

Этап 2. Дождаться, когда налоговая пришлёт номер для регистрации (РНМ). Он появится там же, в личном кабинете налогоплательщика

Этап 3. Создать на кассе отчёт о регистрации и указать полученный номер. Если работаешь с ОФД, оператор автоматически отправит этот отчёт в налоговую. Если нет — нужно сделать это самостоятельно

Этап 4. Получить от налоговой электронную карточку регистрации кассы. Только после этого считается, что касса зарегистрирована

Какие правила применения касс есть

В 54-ФЗ сказано, что касса обязательна для тех, кто ведёт расчёты с физлицами. Важно понимать, что расчёты — это не только продажа. Используй кассу, когда:

• Принимаешь деньги. Оплатили наличными, картой, через СБП — при любом способе нужна касса
• Выплачиваешь деньги, например, за товар, который вернули. Но для выплаты зарплаты сотрудникам касса не нужна
• Принимаешь и зачитываешь аванс, например, депозит для бронирования столика в ресторане
• Продаёшь в кредит. Причём кассу используют и в момент продажи, и при каждой оплате взноса за кредит

По общим правилам в момент расчёта нужно сразу же отбить чек на кассе и передать клиенту. Но в кафе и других заведениях питания правила особые — чек передают гостю ещё до того, как он расплатился.

Чеки бывают бумажные и электронные. У них равная юридическая сила. По умолчанию нужно распечатать и выдать покупателю бумажную версию. А в работе с электронными чеками есть две особенности:

Если клиент сам просит электронный чек — уточни контакты и отправь чек по номеру телефона или на электронную почту. Это обязательно.

Если хочешь выдать электронный чек без бумажного — получи согласие покупателя на словах и уточни контакты. Только после этого разрешается не печатать бумажный чек.

Из-за чего налоговая штрафует владельцев касс

Санкции за несоблюдение 54-ФЗ о кассах собраны в статье 14.5 КоАП РФ. Подробнее рассмотрим частые нарушения.

Нет кассы

Самые большие штрафы для тех, кто не стал покупать кассу или купил, но не использует:

• Для ИП — 25–50% от суммы платежа мимо кассы, минимум 10 000 ₽
• Для компаний — 75–100% от суммы платежа мимо кассы, минимум 30 000 ₽

При повторном нарушении — приостанавливают торговлю.

Не выдали чек

• Для ИП — предупреждение или штраф 2 000 ₽
• Для компаний — предупреждение или штраф 10 000 ₽

Наказать могут и за то, что не отправили электронный чек, если покупатель просил об этом.

Ошибка в чеке

• Для ИП — предупреждение или штраф 1 500–3 000 ₽
• Для компаний — предупреждение или штраф 5 000–10 000 ₽

Например, указали неверную ставку НДС, перепутали способ оплаты или сумму покупки.

Штрафа можно избежать, если исправить ошибку — отбить чек коррекции. Главное — сделать это раньше, чем налоговая узнает о нарушении.