Сотрудники: приём, зарплата и отчётность в 2026 году

В этой статье:

• Какой договор выбрать: трудовой или ГПХ
• Как принять сотрудника по трудовому договору
• Как платить работнику зарплату
• Какие есть налоги и взносы за сотрудников
• Какие отчёты сдают работодатели
• Каких ошибок и штрафов стоит избегать

Какой договор выбрать: трудовой или ГПХ

В 2025 году заработали вневедомственные комиссии, которые выявляют нарушения Трудового кодекса. В первую очередь проверят, не заменяют ли работодатели трудовые отношения гражданско-правовыми. За это грозят штрафы, доначисления налогов и даже уголовная ответственность — мера зависит от тяжести проступка. А ещё нарушителей вносят в реестр недобросовестных работодателей.

Чтобы работать спокойно, оформи отношения с исполнителями по закону. Вот два распространённых варианта:

Трудовой договор — для постоянной работы. Заключают, когда нанимают сотрудника в штат, например, продавца, бухгалтера или директора. Такой вариант даст работодателю больше контроля и предсказуемости, так как в трудовом договоре чётко описаны права и обязанности обеих сторон. Но вместе с этим — много документов, налогов, взносов и выплат.

Договор гражданско-правового характера (ГПХ) — для проектов или разовых задач. Его ещё называют гражданско-правовым договором (ГПД). Это соглашение об оказании услуг или выполнении работ. Заключают, например, с фотографом для мероприятия, дизайнером для создания сайта или курьером во время пиковой нагрузки. С исполнителями на ГПХ у работодателя меньше контроля, но и обязанностей меньше. Налоги и взносы платят только за физлиц, а за самозанятых и ИП платить не нужно.

Сравним в таблице:

Подробнее о работе с самозанятыми и договоре ГПХ рассказали в отдельном материале. Далее в этой статье рассмотрим вариант найма по трудовому договору.

Как принять сотрудника по трудовому договору

Шаг 1. Получить и проверить документы кандидата. Что нужно для заключения трудового договора:

• Паспорт
• Трудовая книжка. Если сотрудник перешёл на электронную трудовую, то выписка из неё. «Сведения о трудовой деятельности» можно заказать на Госуслугах или получить от предыдущего работодателя форму СТД-Р. А если это первая работа соискателя, электронная трудовая формируется автоматически
• СНИЛС или документ, подтверждающий регистрацию в системе индивидуального учёта. Если нет, бизнес подаёт данные в Социальный фонд для оформления страхового номера

В некоторых случаях пакет документов больше. Что ещё может пригодиться:

• Военный билет или приписное свидетельство для военнообязанных и тех, кто подлежит призыву
• Подтверждение образования, если работа требует специальных знаний. Например, диплом врача или водительские права
• Справка об отсутствии судимости. Это обязательное требование для учителей, работников правоохранительных органов и подобных профессий
• Вид на жительство, разрешение на работу или патент для иностранных граждан
• Медицинская книжка или справка о прохождении медосмотра, если требуется. Нужна для работы в общепите и не только
• Согласие родителя или опекуна, если работнику нет 15 лет
• Индивидуальная программа реабилитации для трудоустройства инвалида

Шаг 2. Заключить трудовой договор. Что в нём указать — описано в статье 57 ТК РФ. И у работодателя, и у сотрудника на руках хранится экземпляр договора, подписанный обеими сторонами. Закон разрешает оформить всё электронно и подписать квалифицированной электронной подписью (КЭП). 

Шаг 3. Оформить внутренние документы. Издать приказ о приёме на работу по форме Т-1 или по своему образцу. Это необязательно, но упрощает кадровый учёт. Провести инструктаж по охране труда, познакомить сотрудника с должностной инструкцией, правилами трудового распорядка, положением об оплате труда и другими актами. В знак подтверждения, что ознакомлен, новичок ставит подпись. 

Шаг 4. Сообщить о новом сотруднике в Социальный фонд (СФР). Это делается через отчёт ЕФС-1. Но его отправляют не целиком, только титульный лист, подраздел 1 и 1.1.

Как платить работнику зарплату

Зарплате посвящена глава 21 ТК РФ. Главные правила: платить вовремя и не ниже установленного минимума. 

Выплаты минимум два раза в месяц

Зарплату нужно платить не реже двух раз в месяц. Интервал между выплатами — не больше половины месяца, максимум 15 календарных дней. Обычно аванс за первую половину месяца платят с 16 по 30 число этого же месяца. А окончательный расчёт переводят в начале следующего месяца: с 1 по 15 число. Например, аванс за октябрь — 20 октября, а окончательный расчёт за октябрь уже 5 сентября.

Если день выплаты выпадает на нерабочий, перечислить деньги нужно накануне. Сроки и способ выплат описывают во внутренних документах компании или ИП. Что ещё важно учесть:

Способ выплат. Зарплату выдают наличными или переводят деньги на расчётный счёт сотрудника. Разрешено совмещать способы, к примеру, аванс перевести на карту, а остальное выдать купюрами.

Размер аванса. Нельзя символически перевести работнику 1 000 ₽, сумма должна быть пропорциональна времени, отработанному в первой половине месяца. 

Расчётный лист. Обязательно выдавать сотруднику с каждой выплатой, можно в электронном виде. Листок — это «расшифровка» полученных денег: начисления, удержания НДФЛ и другие, итоговая сумма.

Сумма не ниже МРОТ

Минимальный размер оплаты труда (МРОТ) — это нижняя граница зарплаты за отработанный месяц. В 2026 году федеральный МРОТ составляет 27 093 ₽. Важные особенности:

Неполная ставка. Если сотрудник работает неполный день, зарплата снижается пропорционально МРОТ. Если минимум в 2026 году — 27 093 ₽, то сотрудник на 0,5 ставки должен получать не ниже половины этой суммы. То есть не ниже 13 546,5 ₽.

Районный коэффициент. Это коэффициент для регионов с особыми климатическими условиями. Зарплата местных жителей должна быть не ниже МРОТ, умноженного на коэффициент региона. Если офис компании в одном регионе, а сотрудник работает в другом удалённо, для расчёта берём коэффициент региона сотрудника.

Отпускные рассчитываются из среднего заработка сотрудника, а не из МРОТ. Главное здесь — выплатить их не позднее чем за три дня до начала отпуска. Какие отпуска положены сотруднику — смотри в главе 19 ТК РФ.

Также сотруднику положены дополнительные выплаты и отпуска, а иногда, наоборот, удержания денег. Подробная информация об этом собрана в Трудовом кодексе, других документах и на сайтах правовой поддержки. А о том, как планировать фонд оплаты труда, рассказали в статье. 

Какие есть налоги и взносы за сотрудников

Как только заключаешь с кандидатом трудовой договор, становишься налоговым агентом. Это значит, что нужно удерживать налоги с доходов сотрудника и платить за него страховые взносы.

НДФЛ: налог, который удерживают из зарплаты

Налог на доходы физлиц — это те самые проценты, которые вычитаются из зарплаты. Чем выше зарплата, тем больше ставка НДФЛ:
 

Страховые взносы: платежи сверх зарплаты

Это обязательные платежи за работников в государственные фонды. Начисляются сверх зарплаты, а не удерживаются из неё. Взносы делятся на две группы:

Единые взносы в налоговую объединяют медицинское, пенсионное и социальное страхование (больничные и декретные). Составляют 30% от зарплаты. Эта ставка действует в пределах установленной базы: в 2026 году это 2 979 000 ₽. Когда выплаты за сотрудников достигают этой суммы, ставка снижается. Для малого и среднего бизнеса действуют пониженные ставки.

Взносы на травматизм в СФР. Это от 0,2 до 8,5% от зарплаты, конкретная ставка зависит от уровня риска на рабочем месте. Чтобы узнать ставку взноса «на травматизм» для вашего вида деятельности, используйте сервис от СФР. Для офисов обычно 0,2%.

ЕНС: как платить налоги и взносы 

НДФЛ и единые страховые взносы перечисляются через Единый налоговый счёт (ЕНС). Как это работает на практике:

Шаг 1. Пополняешь ЕНС. По сути перечисляешь общую сумму на единый счёт в налоговой. Можно вносить деньги сразу или частями. Важно, чтобы к нужной дате необходимая сумма была на счёте.

Шаг 2. Подаёшь уведомление через личный кабинет налогоплательщика или бухгалтерскую программу. Сообщаешь, какую сумму и за какой налог нужно списать с ЕНС. Без уведомления налоговая не узнает, куда направить деньги, и платёж зависнет.

До какого числа подать уведомление и пополнить налоговый счёт:

Можно подать уведомления по каждому налогу отдельно, но проще собрать платежи одного срока вместе. Например, когда срок уплаты страховых взносов за месяц и НДФЛ с 1 по 22 ноября одинаковый, удобно отразить их в одном уведомлении.

Шаг 3. Налоговая списывает деньги. Инспекция сама распределяет платежи по налогам и взносам на основании уведомлений. При желанию можно запросить в ФНС детализацию ЕНС.

Какие отчёты сдают работодатели

Помимо уплаты налогов и взносов, нужно отчитываться перед государством. Все отчёты можно сдавать онлайн. 

В налоговую — РСВ и 6-НДФЛ

В Расчёте по страховым взносам (РСВ) отражают данные о страховых взносах на медицинское, социальное и пенсионное страхование, которые работодатель начислил и уплатил. А 6-НДФЛ объединяет сведения по доходам, налогам физлиц и вычетам.

Эти отчёты сдают по итогам каждого квартала, не позднее 25-го числа следующего месяца. Например, за первый квартал нужно отчитаться до 25 апреля. Данные в отчётах должны совпадать с суммами, которые платишь через Единый налоговый счёт (ЕНС).

В Социальный фонд — ЕФС-1

ЕФС-1 — это отчёт о кадровых перемещениях, который объединил старые формы: 4-ФСС, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и ДСВ-3. Срок сдачи зависит от события:

• Когда принимаешь или увольняешь сотрудника — на следующий рабочий день
• Когда переводишь работника на другую должность — до 25-го числа следующего месяца
• Раздел о стаже — раз в год до 25 января

А ещё в некоторых случаях сдают отчёты в Росстат, военкомат, МВД, портал Работа России и Центр занятости.
 

Каких ошибок и штрафов стоит избегать

Большинство санкций за ошибки работодателей перечислены в статье 5.27 КоАП РФ. Вот нарушения, которые больнее всего бьют по бюджету:

Нет трудового договора. За это придётся заплатить до 100 000 ₽. Причем оштрафовать могут и за содержание договора. Если нет нужных пунктов, взыщут до 50 000 ₽.

Ошибки в кадровых процедурах. Наказывают за то, что не ознакомили сотрудника с внутренними документами под подпись. Например, если не провести инструктаж по охране труда — грозит штраф до 130 000 ₽.

Зарплата ниже МРОТ. Когда инспекторы выявят первичное нарушение, выпишут предупреждение или штраф до 50 000 ₽. За повторное нарушение должностное лицо могут отстранить от работы на срок до трёх лет, а штраф вырастет до 100 000 ₽.

Задержка зарплаты. Выплата реже двух раз в месяц или задержка больше чем на 15 дней — это риск штрафа до 50 000 ₽ для компании. Если ситуация повторяется, сумма штрафа вырастет до 100 000 ₽. Когда зарплату задерживают больше двух месяцев в корыстных целях, директора могут привлечь к уголовной ответственности. А именно — назначить штраф уже до 500 000 ₽ или лишить свободы на срок до трёх лет (статья 145-1 Уголовного кодекса).

Несдача кадровых отчётов. Если не сдавать 6-НДФЛ, придётся заплатить 1 000 ₽ за каждый месяц просрочки (статья 126 Налогового кодекса). А в случае с ЕФС-1 — штраф до 500 ₽ (статья 15.33.2 КоАП).

Неуплата НДФЛ и страховых взносов. Это штраф 20% от неуплаченной суммы. А если  докажут, что это умышленно, штраф вырастет до 40% (статья 122 НК РФ). При крупных недоимках работодателя могут привлечь и к уголовной ответственности. Это подтверждает статья 199 Налогового кодекса.