Обновлено —
Фонд оплаты труда: как планировать расходы на команду и не уйти в минус
Раздутый ФОТ съедает прибыль, а урезание зарплат снижает мотивацию команды. В статье расскажем, как найти баланс и грамотно управлять расходами на сотрудников без вреда для бизнеса
В этой статье:
- Что такое ФОТ и из чего он состоит
- Зачем предпринимателю считать ФОТ
- Как посчитать ФОТ: формулы и примеры
- Планирование ФОТ: 7 шагов, чтобы не уйти в минус
- Что важно учесть в 2026 году: страховые взносы и льготы МСП
- Как анализировать ФОТ: три главные метрики
- Как оптимизировать ФОТ законно и без потери команды
- Коротко о главном
Что такое ФОТ и из чего он состоит
Фонд оплаты труда (ФОТ) — это общая сумма денег, которую бизнес тратит на сотрудников за месяц, квартал или год. В законе не прописан состав ФОТ. Предприниматель сам решает, какие расходы в него включить.
Главное правило: ФОТ — это деньги для тех, кто работает по трудовому договору. Выплаты самозанятым или ИП по договорам ГПХ сюда не относятся, это услуги подрядчиков.
Расходы ФОТ делятся на основные и дополнительные. Первые — регулярные, а вторые — переменные. Первыми можно управлять через систему мотивации, вторые напрямую не зависят от выполнения работы, но отказаться от них нельзя по закону.
| Основные выплаты ФОТ | Дополнительные расходы ФОТ |
|---|---|
| Зарплата до вычета НДФЛ | Отпускные |
| Премии и бонусы | Компенсация отпуска при увольнении |
| Надбавки за условия труда | Больничные за первые 3 дня (с 4-го дня пособие платит СФР) |
| Оплата сверхурочной работы, работы в выходные, праздничные или ночные часы | Выходные пособия при сокращении штата или ликвидации компании |
💡 Страховые взносы — это ФОТ? Строго говоря, нет, ведь их не выплачивают сотруднику. Но для удобства внутреннего учёта некоторые компании учитывают их в сводном ФОТ вместе с другими расходами на сотрудников.
Что ещё можно включить в ФОТ по усмотрению работодателя:
- Командировочные расходы
- ДМС
- Обучение работников
- Корпоративные выезды и командообразование
- Компенсации за путёвки и лечение
- Материальные выплаты в связи с рождением ребенка или смертью родственника
- Рабочая техника
❗ Важно зафиксировать назначение и порядок выплат из фонда оплаты труда во внутренних документах — например, в трудовом договоре, штатном расписании и положении об оплате труда.
Какие расходы нельзя отнести к ФОТ:
- Выплаты по договорам ГПХ
- Дивиденды собственникам
- Пособия, которые оплачивает Социальный фонд
Например, пособия по беременности и родам и по уходу за ребёнком до 1,5 лет выплачивает СФР. Поэтому бизнес не учитывает их в расходах.
💡 Чем ФОТ отличается от ФЗП и расходов на персонал
Часто эти понятия путают, но разница есть:
Фонд заработной платы (ФЗП) — это только оплата за отработанное время: оклады, тарифные ставки и регулярные премии
Фонд оплаты труда (ФОТ) — это ФЗП плюс выплаты за неотработанное время: отпускные, больничные и простои
Расходы на персонал — самое широкое понятие. Сюда входит ФОТ, а ещё ДМС, печеньки в офис, корпоративы, обучение и затраты на поиск кандидатов
Больше об обязательных расходах на сотрудников и кадровой отчётности читай в статье «Сотрудники: приём, зарплата и отчётность в 2026 году».
Зачем предпринимателю считать ФОТ
Для собственника и финансового директора ФОТ — это не очередная статья расходов, а инвестиция в бизнес. Ошибкой будет считать расходы на сотрудников только в моменты кризиса. Вот какие возможности даёт регулярное управление фондом:
Оценить отдачу работников. Затраты на персонал должны окупаться. Если ФОТ вырос на 15%, а выручка всего на 5%, магия не работает. Это повод разобраться, что не так с производительностью или системой мотивации
Управлять рисками. Раздутый бюджет на зарплаты легко потопит компанию, когда на рынке шторм. Пережить кризис поможет прогноз разных сценариев, например, какой штат сотрудников я смогу содержать, если выручка упадёт на 20%. А ещё подстелить соломку на будущее поможет создание резервов на выплату бонусов
Свериться с рынком. Сравнивая свои показатели со средними зарплатами конкурентов, видишь, насколько твои условия по оплате труда в рынке. Это помогает привлекать сильных спецов и удерживать тех, кто уже делает результат
Корректировать стратегию. Если планируешь выйти на новый рынок или запустить продукт, понадобятся сильные профессионалы. А значит, в ФОТ нужно заложить деньги на высокие зарплаты и бонусы. Расчёт покажет, во сколько обойдётся реализация бизнес-идеи
Как посчитать ФОТ: формулы и примеры
В законах нет строгих правил, как именно бизнесу считать ФОТ — это управленческий показатель. Зато в Трудовом кодексе есть чёткое определение заработной платы: это оклад плюс премии и компенсации, например, за работу ночью. От этого и отталкиваются при планировании.
Считать можно по-разному, в зависимости от целей.
Если планируешь бюджет, используй формулу быстрого расчёта, например, на год:
ФОТ = средняя зарплата × среднесписочная численность сотрудников × 12 месяцев
По подобной формуле можно прикинуть ФОТ на месяц или квартал. Это грубый расчёт, который лишь помогает понять масштаб затрат на старте. Но важно помнить, что к этой сумме прибавятся расходы на страховые взносы, премии и другие бонусы.
Если нужно понять фактический ФОТ, подход будет другим. Формула ниже поможет рассчитать затраты на одного сотрудника или на отдел:
ФОТ = зарплата + доплаты + надбавки + страховые взносы + резерв отпускных + другие выплаты
Частая ошибка начинающих предпринимателей — считать только оклады. Но чтобы выплатить сотруднику 100 000 ₽ на руки, бизнесу нужно потратить гораздо больше. Следует заложить НДФЛ, страховые взносы и другие расходы, которые несёт бизнес.
Резерв отпускных считается с учётом того, что в год сотруднику положено 28 дней отпуска, в месяц это 2,33 отпускных дня.
✍ Пример расчёта на одного сотрудника
Зарплата gross, то есть до вычета налогов = 100 000 ₽
В эту сумму входит НДФЛ = 13% от 100 000 ₽ = 13 000 ₽
Оставшиеся 87 000 ₽ — это зарплата net, то есть сумма, которую сотрудник получит на руки
В дополнение к этому бизнес заплатит сверху страховые взносы по базовой ставке — это 30%, то есть 30 000 ₽
По итогу полная стоимость сотрудника для компании = 130 000 ₽
Планирование ФОТ: 7 шагов, чтобы не уйти в минус
Как взять расходы под контроль:
- Систематизируй данные: собери базу сотрудников с их окладами и датами выплат. Затем составь прогноз изменений. Реши, будешь пополнять штат или наоборот — увольнять работников. А ещё учти сезонность: если летом выручка падает, а сотрудники уходят в отпуска, понадобится увеличить резервы на отпускные
- Рассчитай ФОТ на следующий год и поквартально. Обязательно заложи резервную сумму на непредвиденные расходы. Исходя из получившихся расходов будет понятно, стоит ли сокращать расходы и менять систему оплаты
- Если нужно, оптимизируй ФОТ. Например, раздели зарплату на постоянную и переменную части, чтобы в удачный месяц премии менеджеров по продажам не обнулили бюджет всей компании
- Контролируй, что расходы идут по плану. Если есть расхождения, ищи причину и пробуй устранить
Подробнее о том, как анализировать ФОТ и оптимизировать его, не теряя сотрудников, расскажем далее.
Что важно учесть в 2026 году: страховые взносы и льготы МСП
В 2026 году изменились правила игры для малого и среднего бизнеса. Если раньше все представители МСП платили пониженные страховые взносы по ставке 15%, то теперь льготу оставили не всем.
Вырос МРОТ. С 1 января 2026 года федеральный МРОТ вырос до 27 093 ₽. Месячная зарплата сотрудника на полной ставке не может быть ниже этой суммы.
Урезали льготы для МСП. Пониженный тариф 15% на часть зарплаты, превышающую 1,5 МРОТ, теперь доступен только бизнесу из приоритетных отраслей, например, ИТ и туризм. Обязательно проверь ОКВЭД, чтобы узнать, имеешь ли ты право на льготу. Если нет, закладывай в бюджет страховые взносы по полной ставке 30%. Иначе план не сойдётся, и деньги быстро закончатся.
Изменился лимит единой предельной базы по взносам. В 2026 году это 2 979 000 ₽ на человека. Пока доход сотрудника с начала года не превышает эту сумму, применяется базовый тариф 30%, а если превышает — 15,1%.
Подключи Эльбу через Бланк — сервис будет вести учёт за тебя, без бухгалтера
Как анализировать ФОТ: три главные метрики
Зарплаты — одна из самых весомых статей расходов. Анализ ФОТ помогает вовремя заметить, если деньги тратятся неэффективно, и скорректировать бюджет.
Универсальных норм нет. Главное — следить за показателями в динамике. Вот три метрики, которые покажут реальную картину:
Доля ФОТ в выручке = (ФОТ / Выручка) × 100%
Показывает, какая часть заработанных денег уходит на оплату труда. Идеально, если этот процент плавно снижается — значит, управление затратами идёт эффективно. Если доля растёт, возможно, раздут штат или зарплаты слишком высокие по отношению к результатам
Доля ФОТ в прибыли = (ФОТ / Прибыль) × 100%
Отражает процент от чистой прибыли, который забирает команда. Логика та же: снижение — хороший знак, рост — повод задуматься и пересмотреть расходы на персонал
Выручка на сотрудника = Выручка / Количество сотрудников
Показывает, какую сумму генерирует один человек. Хорошо, когда этот показатель стабильно растёт. Если падает, причин может быть несколько: низкая загруженность людей из-за лишних позиций, слабая мотивация или нехватка автоматизации, когда сотрудники делают руками то, что может делать программа
Дарья Градскова, эксперт Бланка
Какой ФОТ считается нормальным? Однозначного ответа нет, потому что оптимальная доля ФОТ зависит от масштаба бизнеса и ниши.
В малом бизнесе нормальная доля ФОТ составляет 30–50% от выручки, так как на старте доходы невелики, а привлекать сильных специалистов для роста необходимо уже сейчас. У крупных корпораций доля ФОТ меньше, потому что выручка исчисляется миллионами и растёт гораздо быстрее, чем раздувается штат. К тому же крупный бизнес снижает потребность в линейных сотрудниках за счёт автоматизации и внедрения современных CRM-систем.
В сфере ИТ и услуг люди — главный актив, поэтому зарплаты становятся основной статьёй расходов и доходят до 40–60%. В отличие от производственных предприятий, в таких нишах не закупают сырьё, не арендуют склады и не обслуживают станки. На заводах и в торговле основные средства уходят на логистику, оборудование и материалы. На фоне этих гигантских затрат доля ФОТ обычно держится на уровне 20–25%
Как оптимизировать ФОТ законно и без потери команды
Цель оптимизации — не урезать всем зарплаты, а сделать расходы управляемыми. Что можно сделать:
- Проверить переработки. Часто деньги утекают в необоснованные сверхурочные
- Привязать премии к результату. Перевести бонусы на прозрачную формулу расчёта — например, в виде процента от выполнения плана
- Ввести грейдирование — систему уровней навыков. Вилки зарплат по уровням помогают не переплачивать на старте и прозрачно планировать рост дохода сотрудников
- Делегировать непрофильное внешним специалистам. Иногда отдать задачи бухгалтерии или дизайна самозанятым выгоднее, чем держать людей в штате
- Заморозить неключевой найм, пока не стабилизируешь денежный поток
- Автоматизировать процессы. Внедрить учётные системы, использовать возможности искусственного интеллекта, чтобы сократить время выполнения задач и, как следствие, количество работников
Чего делать точно не стоит — так это уходить в серые схемы и платить зарплату в конвертах. Штрафы налоговой обойдутся дороже мнимой экономии.
Коротко о главном
Что важно запомнить:
- Указывай статьи расходов ФОТ во внутренних документах
- Закладывай резерв на незапланированные расходы
- Следи за изменениями в законодательстве, которые могут влиять на планирование ФОТ
- Контролируй ФОТ через метрики, а не по ощущениям
- Оптимизируй ФОТ через структуру и правила, а не через хаотичные урезания зарплат